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Rechnungsmerkmale

Damit eine Rechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt und rechtlich gültig ist,
muss sie folgende Bestandteile nach § 14 UStG enthalten:

  • den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Tag der Lieferung oder sonstigen Leistung oder Leistungszeitraum
  • Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung nach einzelnen Steuersätzen aufgeschlüsselt
  • Steuerbetrag, der auf das Entgelt entfällt
  • anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis auf die Steuerbefreiung
    • steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferung (EU) nach § 4 Nr. 1b UStG oder
    • steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a UStG oder
    • Keine USt nach Kleinunternehmerregelung § 19 UStG oder
    • Differenzbesteuerung nach § 25a UStG Gebraucht-gegenstände/Sonderregelung
    • etc.
  • erteilte Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.)
    Bei Ausführung einer sonstigen Leistung im Inland an einen Unternehmer für sein Unternehmen, bei der sich der Leistungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet (EU) befindet und der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (§ 3a Abs. 2, § 13b UStG), ist neben der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers auch die des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 1 und 3 UStG). Außerdem ist auf den Übergang der Steuerschuldnerschaft nach Art. 196 MwStSystRL hinzuweisen. Bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung nach § 4 Nr. 1b UStG ist in der Rechnung auch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmers und die des Leistungsempfängers anzugeben.
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die nur einmalig vergeben werden darf (Rechnungsnummer)
  • bei Zahlung vor Erbringung der Leistung der Zeitpunkt der Vorauszahlung
  • jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist (z. B. Bonus-Vereinbarungen)
  • Verlagerung der Steuerschuldnerschaft bei Bauleistungen auf den Leistungsempfänger: z. B. „Als Leistungsempfänger schulden Sie die Umsatzsteuer nach § 13 b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 UStG.“
  • Bei Lieferungen/Handwerkerleistungen an Privathaushalte oder Unternehmer in deren nicht unternehmerischen Bereich, den Hinweis: „Sie sind gesetzlich verpflichtet diese Rechnung 2 Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.“
  • bei steuerlich absetzbaren Handwerkerleistungen nach §35a EStG ein seperater Ausweis der Arbeitskosten von den Materialkosten sowie Hinweis auf Absetzbarkeit

Erlaubte Übermittlungsformen

Ein Rechnungsversand ist möglich:

  • als Brief
  • durch Email (Versand als schlichter Mailanhang ohne Signatur ausreichend)
  • als PDF oder als Textdatei (Email-Anhang oder auch zum Download)
  • Computer-Fax/Fax Server (Übermittlung von Standard-Fax/Computer-Fax/Fax Server zu Standard-Fax gilt als Papierrechnung)
  • Datenträgeraustausch
  • EDI Verfahren und qualifizierte elektronische Signatur (wie bisher weiterhin möglich)

Unverändert gilt für elektronische Rechnungen als auch für Papierrechnungen, dass (§ 14 Abs. 1 UStG):

  • die Echtheit der Herkunft der Rechnung,
  • die Unversehrtheit ihres Inhalts und
  • ihre Lesbarkeit

gewährleistet sein muss. Wie der/die Unternehmer die genannten drei Punkte erfüllen, schreibt das Gesetz nicht mehr vor.

Kleinbetragsrechnungen (Rechnungen bis 150 Euro)

  • Name und Anschrift des Ausstellers der Rechnung
  • Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum)
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der Dienstleistung,
  • Bruttobetrag der verrechneten Leistungen
  • Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer

Die Angabe des Empfängers, der Rechnungsnummer und Steuernummer sowie die separate Ausweisung des Umsatzsteuerbetrages ist bei Kleinbeträgen also kein verpflichtender Bestandteil der Rechnung.

 

Innergemeinschaftliche Lieferungen (EU)

Eine Verpflichtung zur Ausstellung einer Rechnung besteht auch bei Ausführung einer innergemeinschaftlichen Lieferung (§ 6a UStG). In diesem Fall hat der Rechnungsaussteller zusätzlich zu den obigen allgemeinen Angaben neben seiner Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (bzw. jene des leistenden Unternehmers) auch die USt-Identifikationsnummer des Leistungsempfängers anzugeben (§ 14a Abs. 3 Satz 1 UStG). Neben der Angabe der Identifikationsnummern besteht ferner die Pflicht zum Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Formulierungsvorschlag: „Als innergemeinschaftliche Lieferung steuerfrei nach § 4 Nr. 1b UStG

Eine innergemeinschaftliche Lieferung liegt vor, wenn bei einer Lieferung folgende Voraussetzungen kumulativ erfüllt sind (§ 6a Abs. 1 Satz 1 UStG):

  • der Unternehmer oder der Abnehmer befördert oder versendet den Gegenstand der Lieferung in das übrige EU-Gemeinschaftsgebiet,
  • der Abnehmer ist
    • ein Unternehmer, der den Gegenstand der Lieferung für sein Unternehmen erworben hat, oder
    • eine juristische Person, die nicht Unternehmer ist oder die den Gegenstand der Lieferung nicht für ihr Unternehmen erworben hat, oder
    • bei der Lieferung eines neuen Fahrzeugs auch jeder andere Erwerber und
  • der Erwerb des Gegenstands der Lieferung unterliegt beim Abnehmer in einem anderen Mitgliedstaat den Vorschriften der Umsatzbesteuerung

Die Voraussetzungen für das Vorliegen einer innergemeinschaftlichen Lieferung muss der liefernde Unternehmer nachweisen. Die Voraussetzungen müssen eindeutig und leicht nachprüfbar aus der Buchführung zu ersehen sein (sog. Buchnachweis; § 17c Abs. 1 Satz 2 UStDV, vgl. Verwaltungsregelung zur Anwendung des UStG vom 1.10.2010).

Pflichtangaben auf der Rechnung:

  • Eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (kurz: USt-IdNr, Die Erteilung einer USt-IdNr. erfolgt grundsätzlich auf Antrag durch das Bundeszentralamt für Steuern.)
  • USt-IdNr des Leistungsempfängers
  • Pflicht zum Hinweis auf Steuerfreiheit z. B. „Steuerfreie Innergemeinschaftliche Lieferung §4 Nr. 1b UStG“

Buch- und Belegnachweise


Transportart der Ware

Nachweis für die Gelangung der Ware ins EU-Ausland

Abholung durch Kunden

Da der Abholfall in § 17a Abs. 3 UStDV nicht mehr erwähnt ist, kann der Nachweis des Gelangens der Ware ins EU-Ausland nur durch Verwendung einer Gelangensbestätigung erfolgen.

Spediteur

Gelangensbestätigung sowie handelsrechtlicher Frachtbrief oder Konnossement

Kurierdienst

Schriftliche oder elektronische Auftragserteilung sowie das Protokoll des Kuriers, das den Warentransport lückenlos bis zur Ablieferung der Ware beim Empfänger nachweist

Postdienstleister

Empfangsbestätigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postendungen und der Nachweis über die Bezahlung der Lieferung

 

 

  • Prüfung der Unternehmereigenschaft durch Handelsregisterauszug oder ähnliches
  • Gewerbezweig oder Beruf des Abnehmers
  • Qualifizierte Prüfung der Umsatzsteuer-IDNr über das Bundeszentralamt für Steuern (www.bzst.de)
  • Bestätigung, dass die Ware für unternehmerische Zwecke des Käufers genutzt wird
  • Doppel der Rechnung (§§ 14 und 14a des Gesetzes) und

Abholung durch Kunden oder Beförderung durch Verkäufer

  • Kopie des Personalausweises des Käufers
  • Vollmacht/Abholauftrag des Abholers (wenn nicht Käufer) mit Kopie des Personalausweises
  • Bestätigung der Abholung und Zahlung mit Datum, Versicherung zur Beförderung an den Bestimmungsort sowie
  • durch eine Bestätigung des Abnehmers, dass der Gegenstand der Lieferung in das übrige Gemeinschaftsgebiet gelangt ist (Gelangensbestätigung), die folgende Angaben zu enthalten hat:

a) den Namen und die Anschrift des Abnehmers,

b) die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung einschließlich der Fahrzeug-Identifikationsnummer bei Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 des Gesetzes,

c) im Fall der Beförderung
oder Versendung durch den Unternehmer
oder im Fall der Versendung durch den Abnehmer
den Ort und den Monat des Erhalts des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet

und im Fall der Beförderung des Gegenstands durch den Abnehmer
den Ort und den Monat des Endes der Beförderung des Gegenstands im übrigen Gemeinschaftsgebiet,

d) das Ausstellungsdatum der Bestätigung sowie

e) die Unterschrift des Abnehmers oder eines von ihm zur Abnahme Beauftragten. Bei einer elektronischen Übermittlung der Gelangensbestätigung ist eine Unterschrift nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des Abnehmers oder des Beauftragten begonnen hat.

Sammelbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann als Sammelbestätigung ausgestellt werden. In der Sammelbestätigung können Umsätze aus bis zu einem Quartal zusammengefasst werden. Es ist somit nicht erforderlich, die Gelangensbestätigung für jeden einzelnen Liefergegenstand auszustellen. Bei Lieferungen, die mehrere Gegenstände umfassen, oder bei Rechnungen, in denen einem Abnehmer gegenüber über mehrere Lieferungen abgerechnet wird, ist es regelmäßig ausreichend, wenn sich die Gelangensbestätigung auf die jeweilige Gesamtlieferung bzw. auf die Sammelrechnung bezieht. Die Sammelbestätigung nach einem Quartal ist auch bei der Pflicht zur monatlichen Abgabe von Umsatzsteuer-Voranmeldungen zulässig.

Beispiel:
Der deutsche Unternehmer U hat mit einem britischen Unternehmer K eine ständige Geschäftsbeziehung und liefert in den Monaten Juli bis September Waren, über die in insgesamt 150 Rechnungen abgerechnet wird. K kann in einer einzigen Gelangensbestätigung den Erhalt der Waren unter Bezugnahme auf die jeweiligen Rechnungsnummern bestätigen. Als Zeitpunkt des Warenerhalts kann der jeweilige Monat angegeben werden.

Formen der Gelangensbestätigung

Die Gelangensbestätigung kann in jeder die erforderlichen Angaben enthaltenden Form erbracht werden
z. B. E-Mail, ggf. mit PDF- oder Textdateianhang, Fax, Web-Download und Brief. Eine auf elektronischem Weg erhaltene Gelangensbestätigung kann für Umsatzsteuerliche Zwecke auch in ausgedruckter Form aufbewahrt werden. Bei Übersendung per E-Mail soll um den Nachweis der Herkunft des Dokuments vollständig führen zu können, auch die E-Mail archiviert werden, die ebenfalls in ausgedruckter Form aufbewahrt werden kann.

Sie kann auch aus mehreren Dokumenten bestehen, aus denen sich die geforderten Angaben insgesamt ergeben.

Die Gelangensbestätigung kann auch in englischer oder französischer Sprache abgefasst werden. Nachweise in anderen Sprachfassungen bedürfen einer amtlich beglaubigten Übersetzung.

Alternativ bei Verkauf von Fahrzeugen

Bei der Lieferung von Fahrzeugen, die durch den Abnehmer befördert werden und für die eine Zulassung für den Straßenverkehr erforderlich ist, durch einen Nachweis über die Zulassung des Fahrzeugs auf den Erwerber im Bestimmungsmitgliedstaat der Lieferung. Der Beleg muss bei der Lieferung eines Fahrzeugs zusätzlich dessen Fahrzeug-Identifikationsnummer enthalten.

Spediteur

In folgenden Fällen kann der Unternehmer den Nachweis auch durch folgende andere Belege als die genannte Gelangensbestätigung führen:

1. bei der Versendung des Gegenstands der Lieferung durch den Unternehmer oder Abnehmer:

a) durch einen Versendungsbeleg, insbesondere durch

aa) einen handelsrechtlichen Frachtbrief, der vom Auftraggeber des Frachtführers unterzeichnet ist und die Unterschrift des Empfängers als Bestätigung des Erhalts des Gegenstands der Lieferung enthält,

bb) ein Konnossement oder

cc) Doppelstücke des Frachtbriefs oder Konnossements,

b) durch einen anderen handelsüblichen Beleg als den Belegen nach Buchstabe a, insbesondere mit einer  Bescheinigung des beauftragten Spediteurs, der folgende Angaben zu enthalten hat:

aa) den Namen und die Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum,

bb) den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,

cc) die Menge des Gegenstands der Lieferung und dessen handelsübliche Bezeichnung,

dd) den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet,
ee) den Monat, in dem die Beförderung des Gegenstands der Lieferung im übrigen Gemeinschaftsgebiet geendet hat,

ff) eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, dass die Angaben in dem Beleg auf Grund von Geschäftsunterlagen gemacht wurden, die im Gemeinschaftsgebiet nachprüfbar sind, sowie

gg) die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers.
Bei einer elektronischen Übermittlung des Belegs an den liefernden Unternehmer ist eine Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers nicht erforderlich, sofern erkennbar ist, dass die elektronische Übermittlung im Verfügungsbereich des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers begonnen hat,

2. bei der Versendung des Gegenstands der Lieferung durch den Abnehmer durch einen Nachweis über die Entrichtung der Gegenleistung für die Lieferung des Gegenstands von einem Bankkonto des Abnehmers sowie durch eine Bescheinigung des beauftragten Spediteurs, die folgende Angaben zu enthalten hat:

a) den Namen und die Anschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers sowie das Ausstellungsdatum,

b) den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers sowie des Auftraggebers der Versendung,

c) die Menge des Gegenstands der Lieferung und die handelsübliche Bezeichnung,

d) den Empfänger des Gegenstands der Lieferung und den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet,

e) eine Versicherung des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers, den Gegenstand der Lieferung an den Bestimmungsort im übrigen Gemeinschaftsgebiet zu befördern, sowie

f) die Unterschrift des mit der Beförderung beauftragten Unternehmers;

Kurierdienst

Durch eine

  • schriftliche oder elektronische Auftragserteilung und

Folgende Angaben sind ausreichend:

    • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
    • Name und Anschrift des Absenders
    • Name und Anschrift des Empfängers
    • Handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände (Alternativ: Rechnungsnummer wenn auf der Rechnung, die Nummer des Versendungsbelegs ersichtlich ist)
    • Tag der Abholung bzw. Übernahme der beförderten Gegenstände durch den mit der Beförderung beauftragten Unternehmer
  • ein von dem mit der Beförderung Beauftragten erstelltes Protokoll, das den Transport lückenlos bis zur Ablieferung beim Empfänger nachweist

Postdienstleister

In den Fällen von Postsendungen, in denen eine Belegnachweisführung mit einem lückenlosen Transport-Protokoll nicht möglich ist: durch eine

  • Empfangsbescheinigung eines Postdienstleisters über die Entgegennahme der an den Abnehmer adressierten Postsendung und
    Folgende Angaben sind ausreichend:
    • Name und Anschrift des Ausstellers des Belegs
    • Name und Anschrift des Absenders
    • Name und Anschrift des Empfängers (kann durch die Rechnungsnummer ersetzt werden)
    • Handelsübliche Bezeichnung und Menge der beförderten Gegenstände (Alternativ: Rechnungsnummer wenn auf der Rechnung, die Nummer des Versendungsbelegs ersichtlich ist)
    • Tag der Abholung bzw. Übernahme der beförderten Gegenstände durch den mit der Beförderung beauftragten Unternehmer
  • den Nachweis über die Bezahlung der Lieferung (Kontoauszug oder Quittung bei Barzahlung)

Ausfuhrlieferungen (Lieferung ausserhalb der EU)

Wie bereits aus dem Wortlaut zu erkennen ist, muss eine Lieferung vorliegen, somit können sämtliche sonstigen Leistungen (z. B. Beratungsleistungen) niemals Ausfuhrlieferungen sein. Weiters muss eine Ausfuhr, also ein Befördern oder Versenden des Gegenstandes in ein Drittland erfolgen. Drittland im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist jeder Staat, der nicht der Europäischen Union (EU) angehört.
Formulierungsvorschlag: "Steuerfreie Ausfuhrlieferung nach § 4 Nr. 1a UStG"


Eine solche Ausfuhrlieferung ist nur unter folgenden Voraussetzungen umsatzsteuerfrei:

  • Der liefernde Unternehmer hat den Gegenstand in Erfüllung dieses
    Umsatzgeschäftes in das Drittland befördert oder versendet, oder
  • der ausländische Abnehmer hat den Gegenstand in das Drittlandgebiet
    versendet oder befördert,
  • über die erfolgte Ausfuhr liegt ein Ausfuhrnachweis vor und
  • die vorstehenden Voraussetzungen werden buchmäßig nachgewiesen
    (Buchnachweis).

Ausländischer Abnehmer

  • ein Abnehmer, der keinen Wohnsitz (Sitz) im Inland hat (Kopie des Personalausweises), oder
  • eine Zweigniederlassung eines im Inland ansässigen Unternehmens, die ihren
    Sitz nicht im Inland hat, wenn sie das Umsatzgeschäft im eigenen Namen abgeschlossen hat.

Ausfuhrnachweis bei Ausfuhrlieferungen in Beförderungsfällen

(1) Hat der Unternehmer oder der Abnehmer den Gegenstand der Lieferung in das Drittlandsgebiet befördert, hat der Unternehmer den Ausfuhrnachweis durch folgenden Beleg zu führen:

1. bei Ausfuhranmeldung im elektronischen Ausfuhrverfahren nach Artikel 787 der Durchführungsverordnung zum Zollkodex mit der durch die zuständige Ausfuhrzollstelle auf elektronischem Weg übermittelten Bestätigung, dass der Gegenstand ausgeführt wurde (Ausgangsvermerk);

2. bei allen anderen Ausfuhranmeldungen durch einen Beleg, der folgende Angaben zu enthalten hat:

a) den Namen und die Anschrift des liefernden Unternehmers,

b) die Menge des ausgeführten Gegenstands und die handelsübliche Bezeichnung,

c) den Ort und den Tag der Ausfuhr sowie

d) eine Ausfuhrbestätigung der Grenzzollstelle eines Mitgliedstaates, die den Ausgang des Gegenstands aus dem Gemeinschaftsgebiet überwacht. Hat der Unternehmer statt des Ausgangsvermerks eine von der Ausfuhrzollstelle auf elektronischem Weg übermittelte alternative Bestätigung, dass der Gegenstand ausgeführt wurde (Alternativ-Ausgangsvermerk), gilt diese als Ausfuhrnachweis.

(2) Bei der Ausfuhr von Fahrzeugen im Sinne des § 1b Absatz 2 Satz 1 Nummer 1 des Gesetzes, die zum bestimmungsmäßigen Gebrauch im Straßenverkehr einer Zulassung bedürfen, muss

1. der Beleg nach Absatz 1 auch die Fahrzeug-Identifikationsnummer im Sinne des § 6 Absatz 5 Nummer 5 der Fahrzeug-Zulassungsverordnung enthalten und

2. der Unternehmer zusätzlich über eine Bescheinigung über die Zulassung, die Verzollung oder die Einfuhrbesteuerung im Drittland verfügen.

Drittschriften bzw. lediglich der Schriftwechsel mit dem Beförderungsunternehmer werden
von der Finanzverwaltung in aller Regel nicht anerkannt.

Folgen fehlender Ausfuhrnachweise

Können keine Ausfuhrnachweise vorgelegt werden, werden die Umsätze rückwirkend mit 19% Umsatzsteuer nachversteuert d.h. der Rechnungsbetrag wird zum Bruttobetrag und die Umsatzsteuer wird herausgerechnet!

Deshalb sollte immer vorerst die Umsatzsteuer als Kaution verlangt werden. Nach Erhalt der benötigten Nachweise kann die Kaution zurückgezahlt werden.

Bauleistungen

Für Bauleistungen gilt Folgendes: Der leistende Unternehmer darf nur den Nettobetrag ohne Umsatzsteuer in Rechnung stellen. In der Rechnung ist ein entsprechender Hinweis anzubringen, beispielsweise: „Auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG wird hingewiesen".

Die Verlagerung der Steuerschuldnerschaft tritt nur dann ein, wenn der Leistungsempfänger im Zeitpunkt des Leistungsbezugs Unternehmer ist und selbst Bauleistungen im o. b. Sinne erbringt (vgl. § 13b Abs. 5 S. 2 UStG)

Dies gilt sogar dann, wenn eine Bauleistung für den Privatbereich eines Vertragspartners erbracht wird, beispielsweise für dessen selbst genutztes Einfamilienhaus. Auch Reparatur- und Wartungsarbeiten an Bauwerken fallen grundsätzlich unter diese Regelung.

Rechnungen bei Anzahlungen und Endabrechnungen

Damit Ihre Kunden sich auch schon bei Anzahlungen die Vorsteuer vom Finanzamt holen können, müssen Sie die Umsatzsteuer auf einer Anzahlungsrechnung ebenfalls ausweisen. Sonst gelten hier die üblichen Rechnungsmerkmale.

Bei der Endabrechnung müssen Sie jedoch vorsichtig sein:

Wird über die bereits tatsächlich erbrachte Leistung insgesamt abgerechnet („Endrechnung“), so sind in ihr die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen (wenn Sie über diese Anzahlungen Rechnungen mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt haben).
Sie erstellen also eine ganz „normale“ Rechnung über das Gesamtprojekt und ziehen dann die einzelnen vereinnahmten Anzahlungen mit den jeweils darauf entfallenden Steuerbeträgen ab. Es genügt aber auch, wenn der Gesamtbetrag der Anzahlungen und die darauf entfallenden Steuerbeträge jeweils in einer Summe angeführt werden.

 

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